Rechtliche Aspekte der revisionssicheren Dokumentenarchivierung
11.12.2024
Die Archivierung von Dokumenten ist nicht nur eine organisatorische Notwendigkeit, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Daten so zu archivieren, dass sie nicht nur sicher und zugänglich sind, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Revisionssichere Dokumentenarchivierung ist hierbei der Schlüsselbegriff – doch was bedeutet das genau, und welche rechtlichen Aspekte müssen beachtet werden?
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicherheit beschreibt die Eigenschaft eines Archivierungssystems, Dokumente so zu speichern, dass sie:
- Unveränderbar und manipulationssicher sind,
- vollständig und lückenlos dokumentiert werden,
- ordnungsgemäß und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden,
- jederzeit auffindbar und lesbar sind.
Ein revisionssicheres Archivierungssystem muss also gewährleisten, dass archivierte Daten im Streitfall oder bei einer Prüfung als verlässliche Beweismittel dienen können.
Relevante rechtliche Grundlagen (am Beispiel Deutschland)
Die rechtlichen Anforderungen an die Dokumentenarchivierung variieren je nach Branche, Unternehmensgröße und Standort, doch in vielen Ländern sind ähnliche Grundsätze zu beachten. Zu den wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen gehören:
1. Handelsrecht und Steuerrecht
- Handelsgesetzbuch (HGB): Nach § 257 HGB müssen kaufmännische Unterlagen wie Handelsbriefe, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden (in der Regel 6 bis 10 Jahre).
- Abgabenordnung (AO): Sie ergänzt die steuerrechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten (§ 146 AO), insbesondere in Bezug auf die Nachprüfbarkeit durch Finanzbehörden.
2. Datenschutzrecht
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Archivierungssysteme müssen den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Dies umfasst die sichere Speicherung, den Schutz vor unbefugtem Zugriff und die Möglichkeit zur Löschung, wenn Daten nicht mehr benötigt werden.
3. Branchenspezifische Regelungen
- Gesundheitswesen: Nach § 630f BGB und anderen Vorschriften müssen Patientenakten für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Finanzbranche: Regelungen wie die EU-Richtlinie MiFID II oder das Kreditwesengesetz (KWG) setzen strenge Standards für die Archivierung von Finanzdokumenten und Transaktionsdaten.
4. Anforderungen aus internationalen Standards
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Diese Anforderungen gelten in Deutschland und umfassen u. a. die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit von Geschäftsvorfällen.
Die fünf Grundsätze der revisionssicheren Archivierung
Ein revisionssicheres Archivierungssystem muss die folgenden Grundsätze erfüllen:
1. Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.
2. Nachvollziehbarkeit: Alle Änderungen oder Zugriffe auf das Archiv müssen protokolliert werden, um einen lückenlosen Nachweis der Datenintegrität zu gewährleisten.
3. Verfügbarkeit: Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist in lesbarer Form zugänglich sein.
4. Integrität: Die Echtheit und Vollständigkeit der archivierten Daten müssen jederzeit sichergestellt sein.
5. Authentizität: Die Herkunft und der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments müssen nachvollziehbar bleiben.
Technische und organisatorische Anforderungen
Revisionssichere Archivierung ist nicht nur eine Frage der Technik, sondern auch der Organisation. Unternehmen sollten folgende Aspekte beachten:
Technische Anforderungen
- Speicherlösungen: Die Archivsysteme müssen gegen Manipulation geschützt sein, z. B. durch WORM-Technologie (Write Once, Read Many). Unserer Archivlösung ArchiveKeeper untersützt auch die Nutzung von WORM-Technologie.
- Digitale Signaturen: Sie können die Integrität und Authentizität von Dokumenten nachweisen. ArchiveKeeper erfüllt unter Einsatz kryptographisher Methoden die Anforderungen unabhängiger Wirtschaftprüfer.
- Redundanz: Backups und Redundanzmechanismen stellen sicher, dass Dokumente auch im Falle eines Systemausfalls verfügbar bleiben. Die moderen und redundant ausgelegt Architektur von ArchiveKeeper erlaubt einen hochverfügbaren 24/7 Betrieb.
- Suchfunktionen: Eine effektive Suchfunktion ist essenziell, um archivierte Daten schnell auffinden zu können. Die in ArchiveKeeper integrierten Suchfunktionen erlauben jederzeit ein effizientes Auffinden auf beliebige Dokumentversionen - auch in sehr grossen Archiven.
Organisatorische Anforderungen
- Aufbewahrungsfristen: Klare Regeln für die Dauer der Aufbewahrung und für die Löschung von Daten nach Ablauf der Frist.
- Zugriffsrechte: Strenge Regeln für den Zugriff auf archivierte Dokumente zur Einhaltung des Datenschutzes.
- Regelmäßige Prüfungen: Interne und externe Audits gewährleisten, dass das Archivierungssystem den rechtlichen Vorgaben entspricht.
Risiken bei Nichteinhaltung der rechtlichen Vorgaben
Unternehmen, die ihre Dokumente nicht revisionssicher archivieren, gehen erhebliche Risiken ein:
- Strafen und Bußgelder: Verstöße gegen steuerrechtliche oder datenschutzrechtliche Vorschriften können empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen.
- Rechtsstreitigkeiten: Im Streitfall können unverlässliche Dokumente nicht als Beweismittel dienen.
- Imageverlust: Eine unsichere Datenarchivierung kann das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Behörden beeinträchtigen.
Fazit
Die revisionssichere Dokumentenarchivierung ist eine gesetzliche Verpflichtung, die Unternehmen nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Sie erfordert ein tiefes Verständnis der rechtlichen Anforderungen sowie die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen. Unternehmen, die diese Herausforderungen meistern, profitieren nicht nur von einer höheren Rechtssicherheit, sondern auch von effizienteren Prozessen und einem gesteigerten Vertrauen seitens ihrer Stakeholder. Eine revisionssichere Archivierung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit in einer Welt, die von Transparenz, Compliance und Datenschutz geprägt ist. Wer hier auf die richtige Strategie setzt, stellt die Weichen für langfristigen Erfolg. Mit ArchiveKeeper bieten wir die technische Archivelösung für eine rechtskonforme Archivierung.