Die Bedeutung von Signatursoftware

In der modernen Geschäftswelt spielt die digitale Signatur eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung der Integrität, Authentizität und Verbindlichkeit von Dokumenten. Dabei ist nicht nur die technische Umsetzung der Signatur entscheidend, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen. Ein zentrales Element, das oft unterschätzt wird, ist der Transfervermerk. In diesem Blog-Beitrag beleuchten wir, warum Signierungssoftware wie z.B. firmsign Transfervermerke aufnehmen können muss und wie dies mit PDF/A-Dateien und der BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) zusammenhängt.

Was ist ein Transfervermerk?

Ein Transfervermerk ist ein Hinweis, der angibt, wie ein Dokument digital verarbeitet wurde, insbesondere wenn es aus einem analogen Original (z. B. einem Papierdokument) digitalisiert wurde. Der Transfervermerk dient dazu, die Herkunft und den Verarbeitungsprozess eines Dokuments transparent zu machen.

In der Praxis umfasst ein Transfervermerk Informationen wie:

  • Wer das Dokument digitalisiert hat (Name oder Organisation).
  • Wann die Digitalisierung stattgefunden hat (Datum und Uhrzeit).
  • Welche technischen Prozesse oder Systeme verwendet wurden (z. B. Scanner-Typ, Software).

Dieser Vermerk ist ein essenzieller Bestandteil, um die Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft eines digitalen Dokuments zu erhöhen – insbesondere in rechtlich sensiblen oder revisionssicheren Umgebungen.

Warum müssen Signierungssoftware Transfervermerke aufnehmen können?

  • Revisionssicherheit: Digitale Dokumente müssen oft strengen gesetzlichen Anforderungen genügen, insbesondere in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Finanzbranche oder der öffentlichen Verwaltung. Der Transfervermerk stellt sicher, dass der Ursprung und die Integrität eines Dokuments auch im digitalen Kontext nachvollziehbar bleiben.
  • Beweiskraft: In rechtlichen Verfahren können Dokumente mit einem Transfervermerk als Beweis vorgelegt werden. Der Vermerk dokumentiert den Verarbeitungsprozess und erhöht die Glaubwürdigkeit und Authentizität des Dokuments.
  • Kompatibilität mit PDF/A: Die Integration von Transfervermerken in PDF/A-Dateien (siehe nächster Abschnitt) ist ein zentraler Aspekt, um die langfristige Archivierung und Lesbarkeit dieser Dokumente sicherzustellen.
  • Regulatorische Anforderungen: Standards wie die BSI TR-03138 fordern, dass die Prozessschritte eines digitalen Dokuments lückenlos dokumentiert sind. Der Transfervermerk ist hierbei ein Schlüsselinstrument.
  • PDF/A-Dateien und Transfervermerke: PDF/A ist ein spezielles Dateiformat, das für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Es stellt sicher, dass Dokumente auch nach Jahrzehnten noch lesbar und authentisch sind. Ein zentraler Vorteil von PDF/A ist, dass alle für die Darstellung eines Dokuments notwendigen Informationen (z. B. Schriftarten, Metadaten) eingebettet werden.

Die Integration von Transfervermerken in PDF/A-Dateien ermöglicht es:

  • Metadaten direkt im Dokument zu speichern.
  • Den Vermerk revisionssicher zu machen, da PDF/A-Dateien änderungsgeschützt sind.
  • Die Anforderungen an die digitale Archivierung zu erfüllen, z. B. im Kontext von TR-RESISCAN.

Der Zusammenhang mit der BSI TR-03138 (TR-RESISCAN)

Die Technische Richtlinie BSI TR-03138, auch bekannt als TR-RESISCAN, legt Anforderungen und Empfehlungen für die rechtssichere Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten fest.

Einige Schlüsselpunkte, die den Zusammenhang zwischen Signierungssoftware, Transfervermerken und TR-RESISCAN verdeutlichen:

  • Nachvollziehbarkeit der Digitalisierung: Die TR-RESISCAN fordert, dass der gesamte Digitalisierungsprozess dokumentiert und nachvollziehbar ist. Transfervermerke sind hierbei ein Kernbestandteil, da sie die Verbindung zwischen dem analogen Original und der digitalen Kopie herstellen.
  • Einhaltung von Standards: Die TR-RESISCAN gibt vor, dass Formate wie PDF/A für die Langzeitarchivierung verwendet werden sollen. Signierungssoftware wie firmsign, die Transfervermerke in PDF/A einbettet, erfüllt diese Anforderung automatisch.
  • Integrität und Authentizität: Durch die Integration von Transfervermerken in den Signaturprozess kann die Integrität eines Dokuments gewährleistet werden. Dies ist eine Voraussetzung, um die Beweiskraft des Dokuments zu erhöhen und den rechtlichen Anforderungen zu genügen. In unserem Produkt firmsign stellen wir dies durch das automatische Hinzufügen von Transfervermerken sicher.

Fazit

Die Integration von Transfervermerken in Signierungssoftware wie firmsign ist mehr als eine technische Spielerei. Sie ist ein essenzieller Bestandteil, um den Anforderungen an Revisionssicherheit, Beweiskraft und Langzeitarchivierung gerecht zu werden. Der enge Zusammenhang mit PDF/A-Dateien und der BSI TR-03138 zeigt, wie wichtig es ist, moderne Softwarelösungen zu entwickeln, die diesen Anforderungen entsprechen.

Unternehmen, die digitale Prozesse implementieren oder optimieren möchten, sollten sicherstellen, dass ihre Signaturlösungen Transfervermerke unterstützen und sich nahtlos in bestehende Standards wie PDF/A und TR-RESISCAN integrieren lassen. Nur so können sie langfristig Rechtssicherheit und Effizienz gewährleisten.